Bankeryds Fotoklubb värnar om medlemmarnas personliga integritet. Vi behandlar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (GDPR) och annan tillämplig lagstiftning.
Personuppgiftsansvarig
Bankeryds Fotoklubb är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som föreningen behandlar. Styrelsen ansvarar för att personuppgifterna hanteras på ett korrekt och säkert sätt.
Varför behandlar vi personuppgifter?
Vi behandlar personuppgifter för att kunna:
* administrera medlemskap och medlemsregister,
* ta ut och registrera medlemsavgifter,
* kommunicera med medlemmarna om klubbens verksamhet,
* upprätta röstlängd inför årsmöten,
* administrera grupper, kurser, aktiviteter och andra arrangemang,
* administrera tävlingar och utställningar,
* administrera förtroendeuppdrag och andra funktioner inom föreningen,
* rapportera uppgifter när detta är nödvändigt till exempelvis riksförbund eller andra organisationer som föreningen samarbetar med,
* dokumentera och bevara klubbens historia.
Personuppgifter behandlas endast när det finns en rättslig grund för behandlingen enligt GDPR, exempelvis när behandlingen är nödvändig för att administrera medlemskapet, för att uppfylla en rättslig skyldighet eller när föreningen har ett berättigat intresse av behandlingen.
Vilka personuppgifter behandlar vi?
Beroende på sammanhang kan vi behandla:
* namn,
* adress,
* e-postadress,
* telefonnummer,
* medlemsuppgifter,
* uppgifter om förtroendeuppdrag och andra funktioner i föreningen,
* uppgifter om deltagande i kurser och andra aktiviteter,
* uppgifter om deltagande och placering i tävlingar och utställningar,
* tävlingstexter, bildtitlar och fotografens namn,
* fotografier och annat material som lämnas till eller skapas inom föreningens verksamhet,
* andra uppgifter som medlemmen själv lämnar till föreningen.
Personnummer behandlas endast om det finns ett särskilt behov och en rättslig grund för detta.
Fotografier och publicering
Fotoklubben kan fotografera aktiviteter och arrangemang inom föreningens verksamhet. Fotografier kan förekomma i klubbens interna och historiska dokumentation samt, när det är tillåtet, på klubbens webbplats, i sociala medier eller i annat informationsmaterial.
När särskilt samtycke krävs för publicering inhämtas sådant samtycke.
Bilder och tävlingsmaterial som lämnas in av medlemmar kan behöva bevaras för att dokumentera klubbens tävlings- och utställningsverksamhet.
Hur länge sparar vi personuppgifter?
Vi sparar personuppgifter endast så länge de behövs för det ändamål de samlades in för eller så länge det finns en annan rättslig grund för att bevara dem.
Medlems- och kontaktuppgifter för tidigare medlemmar raderas eller anonymiseras normalt när de inte längre behövs för föreningens administration, normalt senast inom två år efter att medlemskapet upphört.
Uppgifter som måste sparas enligt lag, exempelvis vissa uppgifter som hör till föreningens bokföring, sparas under den tid som lagen kräver.
Uppgifter som har ett långsiktigt historiskt värde kan bevaras längre. Det gäller exempelvis:
* tävlingsresultat,
* klubbmästare och andra pristagare,
* historiska medlemsförteckningar i den mån de behövs för klubbens historia,
* historiska fotografier och tävlingsbilder,
* dokumentation av klubbens verksamhet och förtroendeuppdrag.
Vid historisk arkivering begränsar vi uppgifterna till det som är relevant för att dokumentera klubbens historia.
Delning av personuppgifter
Vi lämnar endast ut personuppgifter när det finns en rättslig grund för det och när utlämnandet är nödvändigt.
Det kan exempelvis handla om:
* rapportering till riksförbund eller annan organisation som föreningen är ansluten till,
* tjänsteleverantörer som hjälper föreningen med medlemsregister, webbplats, e-post eller andra digitala tjänster,
* myndigheter när föreningen enligt lag är skyldig att lämna uppgifter.
När externa tjänsteleverantörer behandlar personuppgifter för föreningens räkning ska föreningen säkerställa att behandlingen sker på ett sätt som uppfyller GDPR:s krav.
Säkerhet och förvaring
Digitala personuppgifter lagras i lösenordsskyddade system. Åtkomst till medlemsregister och andra personuppgifter ska endast ges till personer som behöver uppgifterna för sitt uppdrag i föreningen.
Personuppgifter ska hanteras på ett sätt som minimerar risken för obehörig åtkomst, förlust eller spridning.
När en person lämnar ett uppdrag i föreningen ska åtkomsten till föreningens personuppgifter avslutas och eventuella kopior som inte längre behövs raderas.
Dina rättigheter
Du har, under vissa förutsättningar enligt GDPR, rätt att:
* få information om vilka personuppgifter vi behandlar om dig,
* begära rättelse av felaktiga uppgifter,
* begära radering av dina personuppgifter,
* begära begränsning av behandlingen,
* invända mot viss behandling,
* få ut personuppgifter som du själv har lämnat till föreningen i de fall reglerna om dataportabilitet är tillämpliga,
* återkalla ett samtycke när behandlingen grundar sig på samtycke.
Rätten till radering är inte absolut. Föreningen kan exempelvis behöva behålla uppgifter för att uppfylla en rättslig skyldighet eller för att bevara föreningens berättigade historiska dokumentation.
Om du har frågor om hur vi behandlar dina personuppgifter kan du kontakta föreningens styrelse.
Du har också rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) om du anser att föreningen behandlar dina personuppgifter på ett sätt som strider mot GDPR.
Antagen /reviderad 2026-09-15